Acuerdo — Procedimiento de comercialización de madera de pino mediante subasta pública y venta directa del Sistema Social Forestal

REQUISITOS A PRESENTAR POR LAS ORGANIZACIONES AGROFORESTALES PARA COMERCIALIZAR LA MADERA A TRAVÉS DE SUBASTA PÚBLICA Y VENTA DIRECTA: Las Organizaciones Agroforestales interesadas en comercializar madera proveniente del bosque nacional, mediante los mecanismos de subasta pública o venta directa, deberán presentar ante el Instituto de Conservación Forestal (ICF) la documentación y requisitos que se detallan a continuación:

• 1)

  Solicitud formal de aprobación del proceso de subasta pública de madera o venta directa, presentada ante la Oficina Regional correspondiente, por el presidente de la Organización Agroforestal, dirigida al Director Ejecutivo del ICF.

• 2)

  Copia del acta de asamblea comunitaria, en la que conste el visto bueno para iniciar el proceso de comercialización de la madera mediante subasta pública o venta directa, refrendada por el secretario de la Organización Agroforestal.

• 3)

  Copia del Contrato de Manejo Forestal Comunitario (CMFC) y/o Contrato de Usufructo (CU), vigente o en proceso de renovación, integrado a la Estrategia Nacional de la Forestería Comunitaria.

• 4)

  Copia de la resolución de aprobación del Plan de Manejo Forestal (PMF), vigente o en trámite de prórroga.

• 5)

  Copia de la resolución del Plan Operativo Anual (POA), vigente o en proceso de solicitud de prórroga. No obstante, no se autorizará el aprovechamiento hasta que la Dirección Ejecutiva del ICF apruebe dicha prórroga.

• 6)

  Finiquito del penúltimo POA aprovechado y comercializado. En los casos donde dicho finiquito esté pendiente, podrá presentarse un informe emitido por la Oficina Local o Regional que describa el cumplimiento de las actividades realizadas para dicho fin.

• 7)

  Copia de la certificación de actualización del Registro de los Cuerpos Directivos, extendida por el ente supervisor correspondiente, como el Consejo Nacional Supervisor de Cooperativas (CONSUCOOP), el Servicio Nacional de Emprendimiento y Pequeños Negocios (SENPRENDE), el Instituto Nacional Agrario (INA) u otra autoridad competente.

• 8)

  Estados financieros y balance general actualizados de la Organización Agroforestal beneficiaria, debidamente firmados y sellados por un contador o perito colegiado.

• 9)

  Constancia de una entidad bancaria o financiera que certifique la existencia de una cuenta bancaria a nombre de la Organización Agroforestal, especificando los responsables de su administración. Esta cuenta deberá ser utilizada exclusivamente para los ingresos y egresos derivados de la comercialización de la madera, ya sea por subasta pública o venta directa.

• 10)

  Declaración jurada emitida por la Organización Agroforestal, en la que se hace constar que no ha suscrito ningún contrato de compraventa con terceros respecto al volumen de madera correspondiente al Plan Operativo Anual (POA) sujeto a subasta, y que, por tanto, exime expresamente al Instituto de Conservación Forestal (ICF) de toda responsabilidad presente o futura derivada de cualquier reclamo relacionado con dicho volumen. (CASO DE SUBASTA)

• 11)

  Declaración jurada emitida por la Organización Agroforestal, en la que se hace constar que no ha suscrito ningún contrato de compraventa con terceros respecto al volumen de madera correspondiente al Plan Operativo Anual (POA) sujeto a venta directa y que, por tanto, exime expresamente al Instituto de Conservación Forestal (ICF) de toda responsabilidad presente o futura derivada de cualquier reclamo relacionado con dicho volumen.

• 12)

  Nota aclaratoria: Los documentos señalados en los numerales 3, 4 y 5 corresponden a información oficial que custodian las Oficinas Regionales del ICF. Por tanto, deberán ser adjuntados por el ICF al expediente que se conforme para el respectivo proceso de subasta pública o venta directa.

AUTORIZACIÓN PARA LA SUBASTA PÚBLICA O VENTA DIRECTA: El proceso para que la Dirección Ejecutiva, autorice el inicio de la comercialización de la madera de pino, mediante subasta pública o venta directa, asignada a organizaciones beneficiarias del Sistema Social Forestal, se desarrollará conforme a las siguientes etapas: 1) Oficina Regional Forestal a) La Oficina Regional correspondiente, a través de la Coordinación de Desarrollo Forestal Comunitario, recibirá la solicitud formal presentada por la Organización Agroforestal, acompañada de toda la documentación requerida conforme al Artículo 2. b) Realizará una revisión exhaustiva para verificar que los documentos estén completos, vigentes y correctamente presentados. c) Validará el cumplimiento de los requisitos necesarios para dar continuidad al proceso. d) Procederá a conformar el expediente, organizando cada documento en forma ordenada y coherente. e) Emitirá un Dictamen Técnico, en el que recomendará la continuidad del proceso de comercialización de la madera de pino, ya sea por subasta pública o venta directa. En este dictamen también se incluirá una definición preliminar del precio base vigente de la madera puesta en bacadilla. f) Remitirá el expediente al Departamento de Desarrollo Forestal Comunitario. 2) Departamento de Desarrollo Forestal Comunitario:

• •

  El Departamento de Desarrollo Forestal Comunitario convocará al Comité Técnico-Legal, conformado por personal técnico y legal del ICF, para que realicen el análisis del expediente.

• •

  Foliará todas las hojas del expediente para garantizar su integridad y control documental y le asignará un número para su identificación.

• •

  El Comité emitirá un dictamen técnico-legal colegiado, donde evaluará lo procedente del inicio del proceso de comercialización.

• •

  Este dictamen incluirá la validación del precio base vigente de la madera puesta en bacadilla y verificará el cumplimiento de las normativas aplicables.

• •

  El Comité remitirá las diligencias a la Asistencia Legal de la Dirección Ejecutiva a fin de que emita Dictamen Legal correspondiente. 3) Dirección Ejecutiva:

  • a)

    La Asistencia Legal de la Dirección Ejecutiva emitirá dictamen legal, estableciendo que se puede continuar con el trámite correspondiente.

  • b)

    Con base en ambos dictámenes, la Dirección Ejecutiva del ICF elaborará y emitirá la Resolución que autorice o no el inicio de la comercialización de la madera mediante subasta pública o venta directa.

  • c)

    El expediente junto con la resolución será remitido oficialmente al Departamento de Desarrollo Forestal Comunitario, y este a su vez remitirá copia de la resolución a la Oficina Regional correspondiente.

  • d)

    La Oficina Regional procederá a notificar al representante legal de la Organización Agroforestal, mediante oficio formal, informando sobre la autorización para iniciar el proceso de comercialización.

• •

  Se adjuntará copia de la resolución emitida por la Dirección Ejecutiva del ICF.

ETAPA PREPARATORIA DEL EVENTO DE LA SUBASTA PÚBLICA Para garantizar la transparencia, legalidad y eficiencia en el desarrollo del evento de subasta pública de madera de pino, se deberán cumplir las siguientes etapas preliminares: 1. PROGRAMACIÓN DEL EVENTO Una vez autorizado el inicio del proceso de comercialización conforme al Artículo 3, el Departamento de Desarrollo Comunitario coordinará con la Dirección Ejecutiva la programación del evento de subasta pública. Se definirá la fecha, hora y lugar donde se llevará a cabo la subasta. 2. PREPARACIÓN DE BASES Y CONDICIONES DE LA SUBASTA Dirección Ejecutiva convocará al Comité de Comercialización quienes elaborarán y validarán las bases y condiciones del evento, incluyendo el precio base vigente, criterios de adjudicación y mecanismos de pago; todo lo anterior será establecido en un dictamen técnico-legal. Las bases serán publicadas y puestas a disposición de los interesados con suficiente anticipación al evento. 3. CONVOCATORIA PÚBLICA La Dirección Ejecutiva emitirá una aviso público de Subasta Pública, el cual será debidamente difundido a través de medios oficiales, plataformas digitales disponibles, así como en espacios comunitarios y municipales con jurisdicción en las áreas donde se encuentra aprobado el plan de manejo forestal y el plan operativo a ofertar. El aviso convocará a los interesados a participar en la subasta pública y deberá contener información clara y precisa sobre los productos forestales ofertados, las condiciones de participación, los requisitos y los documentos necesarios para postularse. Entre la fecha de publicación del aviso de convocatoria y la fecha de realización del evento deberá mediar un plazo mínimo de 20 días calendarios, para garantizar la adecuada difusión y participación; sin perjuicio de que el ICF puede ampliar el plazo aquí establecido. La Dirección Ejecutiva remitirá oficio y la invitación para la participación como veedores en el proceso de la Subasta Pública, a la Procuraduría General de la República (PGR), Secretaría de Derechos Humanos y otros entes que se consideren convenientes. El aviso, formará parte del expediente administrativo y contendrá como mínimo la siguiente información: a)Nombre de la Organización Comunitaria beneficiaria del CMFC. b) Registro de aprobación del Plan de Manejo Forestal y Plan Operativo Anual a comercializar. c) Nombre y ubicación del sitio del POA a comercializar. d) Volumen a comercializar (m3). e) Número de Unidades de Corta. f) Precio base de la madera puesta en bacadilla del POA (L./m3). g)Lugar, fecha y hora del evento. h) Código QR para descargar el POA a comercializar y la información sobre las bases de adjudicación del proceso. i) Cualquier otra información que se considere de utilidad para realizar la comercialización de la madera.

REQUISITOS PARA PARTICIPAR EN LA SUBASTA PÚBLICA COMO OFERENTE/ COMPRADOR: Para participar en la subasta pública como oferente o comprador, los interesados deberán cumplir y presentar la siguiente documentación: 1. Documentos Legales:

• a)

  Copia fotostática de la Escritura de Constitución de la Sociedad y sus reformas debidamente inscritas en el Registro Mercantil correspondiente.

• b)

  Documentos que acrediten la representación legal, cuando aplique.

• c)

  Documentos Nacional de Identificación del representante legal o gerente

• d)

  Registro Tributario Nacional (RTN) de la Industria Forestal y del representante legal cuando aplique.

• e)

  Declaración Jurada sobre las prohibiciones o inhabilidades previstas de los artículos 15 y 16 de la Ley de Contratación del Estado.

• f)

  Declaración Jurada de la Empresa Forestal y de su representante legal cuando aplique, de no estar comprendido en algunos de los casos señalados en los artículos 36, 37, 38, 39, 40 y 41 de la Ley Especial contra el Lavado de Activos

• g)

  Constancia de no tener denuncias o procesos judiciales en su contra emitida por la Procuraduría General de la República (PGR). En caso de empresas u organizaciones del sector cooperativo que no puedan obtener esta constancia, deberán presentar la justificación respectiva ante el ICF.

• h)

  Constancia de no tener obligaciones pendientes con la Cooperativa ofertante.

• i)

  Otros documentos que deseen agregar como requisitos necesarios para la evaluación y que estén comprendidos en la Ley. 2. Documentos Técnicos:

  • a)

    Certificado o resolución donde consta la inscripción de la industria forestal en el registro especial de industrias que custodia el Departamento de Manejo y Desarrollo Forestal del ICF.

  • b)

    Constancia de notificación de continuidad de operaciones emitida por ICF (ya sea emitida a nivel central o regional). 3. Documentación Financiera a) Estados de resultados y balance general del último ejercicio fiscal. b) Solvencia Fiscal emitida por el Servicio de Administración de Rentas (SAR), que acredite el cumplimiento de obligaciones tributarias. Nota aclaratoria: • Los interesados en participar en el evento de subasta pública podrán solicitar aclaraciones sobre el contenido de las bases hasta con cinco (5) días de antelación a la fecha prevista para la apertura de los sobres que contienen los requisitos de participación. El Instituto de Conservación Forestal (ICF), a través del Comité de Comercialización, deberá emitir una respuesta por escrito e inmediata, sin revelar la identidad del solicitante. Las aclaraciones podrán ser difundidas a través de los canales digitales oficiales del ICF. • El plazo comprendido entre la publicación de la invitación a participar y la fecha límite para la presentación de sobres no deberá exceder de quince (15) días hábiles.

PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS: Quince (15) días hábiles antes de la fecha y hora programadas para la subasta pública, los interesados deberán entregar en el ICF (Departamento de Desarrollo Forestal Comunitario) un sobre sellado que contenga todos los requisitos establecidos, en el artículo anterior. Cada sobre deberá estar rotulado con la siguiente información: • Nombre del oferente o proponente. • Proceso de subasta pública al que aplica.

DE LA EVALUACIÓN Y REVISIÓN DE LOS SOBRES -INTERESADOS EN PARTICIPAR EN EL EVENTO DE LA SUBASTA PÚBLICA. El Departamento de Desarrollo Forestal Comunitario convocará al Comité de Comercialización con el propósito de llevar a cabo la apertura, revisión y análisis de los sobres presentados por los interesados en participar en el evento de subasta pública. Durante este proceso: 1. El Comité procederá a verificar el cumplimiento de los requisitos legales, técnicos y financieros establecidos en el Artículo 5 del presente acuerdo. 2. Se levantará un acta formal en la que se detallarán: a) Los nombres de los oferentes que cumplen con todos los requisitos. b) Los casos en los que se identifiquen documentos pendientes o inconsistencias menores que puedan ser subsanadas. 3. Con base en el análisis de Comité Comercialización, la Dirección Ejecutiva del ICF notificará mediante oficio a cada una de las industrias forestales o proponentes que manifestaron su intención de participar en la subasta, comunicando el resultado de la evaluación, indicando expresamente si:

• a)

  Han sido habilitados para continuar en el proceso.

• b)

  Si han sido excluidos del evento, por incumplimiento de requisitos no subsanables

• c)

  O que tiene pendiente documentos por acreditar y que son subsanable. 4. En los casos en que se hayan identificado documentos pendientes o errores subsanables, la Dirección Ejecutiva del ICF, en el mismo oficio de notificación, otorgará a los interesados un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha de notificación, para que presenten la documentación faltante o realicen las correcciones necesarias.

EVENTO DE LA SUBASTA PÚBLICA Una vez cumplidas las etapas preparatorias y habiéndose determinado la lista de participantes habilitados, la Dirección Ejecutiva convocará al Comité de Comercialización de la Madera para participar en el evento de la Subasta Pública, brindando apoyo en las funciones y actividades correspondientes. El desarrollo del evento se llevará a cabo conforme al siguiente procedimiento: 1. Verificación de quórum y participantes: a) Previo al inicio del evento, la Secretaría General del ICF, verificará el quórum mínimo requerido del Comité de Comercialización, así como la presencia de los organismos veedores y de los oferentes debidamente habilitados. b) Se levantará acta que detalle los asistentes y participantes presentes en la subasta. 2. Apertura del Evento: Confirmado el quórum, la Secretaría General dará por iniciado formalmente el evento de subasta pública, cediendo la palabra al relator designado (personal del Departamento de Desarrollo Forestal Comunitario). 3. Resumen del proceso y presentación del comité: a) El relator realizará una presentación ejecutiva sobre el proceso preliminar que condujo al evento, así como detalles relevantes del Plan Operativo Anual (POA) que será subastado. b) Se presentará formalmente a los miembros del Comité de Comercialización, quienes tendrán la facultad exclusiva de abrir las ofertas económicas presentadas. c) También se presentará a los oferentes calificados. 4. Recepción de ofertas económicas: a) El relator invitará a los oferentes a presentar sus propuestas económicas en sobres debidamente sellados, que serán recibidos en ese momento. b) No se aceptarán sobres abiertos, manipulados o rotos. c) Cada sobre deberá contener la propuesta económica y la garantía de mantenimiento de oferta (3% del valor ofertado) y estar rotulado con: ▪ Nombre del oferente o proponente. ▪ Proceso al que aplica. ▪ Fecha de apertura. 5. De la garantía de mantenimiento de la oferta: a) En el momento del evento de la subasta pública, los oferentes deberán presentar una garantía equivalente al tres por ciento (3%) del monto total ofertado para la compraventa del volumen del Plan Operativo Anual (POA). b) Esta garantía se entregará en sobre sellado junto con la propuesta económica, mediante cheque de caja o cheque certificado a nombre de la Organización Agroforestal; así como también garantías hipotecarias, bancarias o fianzas de compañías de seguro y su ejecución estará sujeto a lo previsto en la Ley de Contratación del Estado cuando hubiera motivo suficiente. c) Deberá permanecer valida por un periodo de 30 días hábiles contados después de la fecha del evento de la subasta pública. d) En caso de no ser adjudicado, la garantía será devuelta inmediatamente al oferente. e) Las ofertas que no estén acompañadas por una garantía original de mantenimiento de la oferta, serán rechazadas inmediatamente por el Comité de Comercialización de la Madera. f) En caso que la garantía no cubra el 3 por ciento del monto de la oferta, será rechazada. g) Este requisito no es subsanable. 6. Exhibición de sobres: El relator mostrará públicamente los sobres recibidos, permitiendo su inspección visual por parte de los miembros del Comité de Comercialización y de los veedores presentes. 7. Apertura y lectura de las ofertas: El relator abrirá los sobres en presencia de todos los asistentes, dará lectura pública de las ofertas económicas y entregará los documentos a los miembros del Comité para su verificación. Las ofertas serán anotadas en un tablero visible para todos. 8. Etapa de mejora de oferta: El relator concederá un plazo breve y prudencial para que los oferentes puedan realizar mejoras a sus ofertas de manera verbal. Las mejoras serán registradas inmediatamente por el relator en la pizarra y todo quedará en acta. 9. Sustitución de garantía por mejora de oferta: Dado que los oferentes, en el acto de apertura y lectura de ofertas, presentaron sus garantías de mantenimiento de oferta por el valor originalmente requerido y considerando que, conforme a lo estipulado para la etapa de mejora de oferta, el monto de dicha garantía deberá incrementarse, se permitirá la presentación de la nueva garantía por el monto actualizado durante el acto público correspondiente o, en su defecto, dentro de un plazo máximo de veinticuatro (24) horas posteriores a la realización del mismo, siempre que dicho plazo transcurra en un día hábil. Durante ese período, el Instituto de Conservación Forestal (ICF) retendrá la garantía inicialmente presentada, la cual será devuelta únicamente una vez recibida y verificada la nueva garantía con el monto actualizado conforme a los requerimientos establecidos. En caso de que el oferente adjudicado no presente la nueva garantía dentro del plazo indicado, quedará automáticamente desestimada la adjudicación a su favor, procediéndose a convocar al oferente que haya ocupado el segundo lugar en la evaluación, a efecto de iniciar con el proceso de adjudicación, bajo los mismos procedimientos y condiciones previamente establecidos. 10. Anuncio del adjudicatario: Finalizado el proceso, el Comité de Comercialización, a través del relator, anunciará al oferente cuya propuesta cumpla con todos los requisitos y represente el mejor valor económico. 11. Levantamiento del acta oficial: La Secretaría General elaborará de inmediato el acta del evento, la cual será firmada por los miembros del Comité de Comercialización, representantes de la Organización Agroforestal y el oferente adjudicado. El acta incluirá: a) Fecha, lugar y participantes. b) Número de proceso. c) Volumen adjudicado. d) Detalles del PMF y POA. e) Valor ofertado. f) Nombre del adjudicatario. g) Observaciones o repetición del proceso si aplica. En dicha acta se describirá que en caso de que el oferente o comprador, a quien se le ha adjudicado la comercialización del volumen de la madera, desiste de completar la compra, independientemente de la causa que lo motiva en cualquier momento antes o durante la ejecución del POA, este perderá el valor presentado como garantía de mantenimiento del cumplimiento del contrato. Lo anterior permitirá que el comité de comercialización consulte al oferente o proponente que presentó la oferta económica identificada con el segundo lugar, si aún mantiene su interés en la compra de la madera total o parcial (dependiente el caso) entrando en negociación con el precio que oferto y quedó establecido como precio final. 12. Repetición del proceso por no conveniencia: a) En caso de que el Comité de Comercialización determine que no se llegó a una negociación con el oferente ubicado en segundo lugar, procederá a negociar con los siguientes ofertantes y de no llegar a ningún acuerdo corresponde repetir el proceso de adjudicación. b) Esta decisión será tomada con base en criterios de conveniencia económica para la institución, considerando los porcentajes relativos de diferencia entre las ofertas, así como el beneficio económico potencial que represente cada una. c) El Comité de Comercialización notificará su decisión dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, contados a partir de la fecha en que se determine la desestimación del primer adjudicatario, utilizando los medios de notificación previamente establecidos en el proceso. 13. Declaración de Subasta Pública fracasada o desierta. El Comité de Comercialización podrá declarar fracasada o desierta la Subasta Pública correspondiente al volumen del POA, en los siguientes casos:

• a)

  Cuando se evidencie manipulación o alteración deliberada de las ofertas económicas o de los precios presentados por los oferentes.

• b)

  Si durante el desarrollo del evento se identifica la omisión de uno o más requisitos esenciales establecidos en el presente Acuerdo, que afecten la transparencia o validez del proceso.

• c)

  En los casos en que se compruebe, mediante documentación formal y válida, la existencia de colusión, concertación indebida o prácticas anticompetitivas entre oferentes.

• d)

  Cuando no se presente ningún oferente calificado al acto de subasta pública en la fecha y hora previamente convocada, se declarará el proceso desierto. En caso de que la Subasta Pública sea declarada fracasada o desierta, el Instituto de Conservación Forestal (ICF) podrá, de oficio o a solicitud escrita de la Organización Agroforestal correspondiente, autorizar la repetición del proceso de subasta pública, siguiendo el procedimiento establecido en este Acuerdo.

FORMALIZACIÓN DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA DEL VOLUMEN DE LA MADERA ADJUDICADA DEL POA. 1. Firma del Contrato de Compraventa El contrato de compraventa será suscrito al finalizar el evento de subasta pública. Sin embargo, en casos debidamente justificados y documentados, la firma podrá realizarse dentro de un plazo máximo de diez (10) días hábiles posteriores al desarrollo del evento. El contrato deberá ser firmado por: a) El representante legal de la Organización Comunitaria. b) El Comprador adjudicado. Asimismo, deberán participar y firmar como testigos de honor todos los miembros del Comité de Comercialización, dejando constancia de su intervención en el acta respectiva. 2. Mecanismo de Pago del Contrato El pago del monto total correspondiente al volumen de madera adjudicada se realizará en función de las unidades de corta establecidas en el Plan Operativo Anual (POA), conforme al siguiente procedimiento: a) Primer pago (correspondiente a la primera unidad de corta):

• •

  El adjudicatario realizará el pago inmediatamente después de la firma del contrato.

• •

  El pago deberá efectuarse mediante cheque de caja, cheque certificado o transferencia bancaria electrónica verificable, a nombre de la cuenta bancaria oficial de la Organización Agroforestal beneficiaria.

• •

  La verificación de dicho pago será condición indispensable para el inicio del aprovechamiento forestal. b) Pagos sucesivos (por cada unidad de corta adicional):

• •

  Cada pago deberá realizarse antes del inicio del aprovechamiento de la respectiva unidad de corta.

• •

  Se utilizarán los mismos medios de pago (cheque de caja, cheque certificado o transferencia electrónica verificable), siempre a nombre de la Organización Agroforestal. 3. Validación ante el ICF: Al presentar la solicitud de autorización de cambio de unidad de corta ante el Instituto de Conservación Forestal (ICF), el Técnico Forestal Calificado (TFC) responsable del POA deberá adjuntar:

  • a)

    El recibo de pago emitido por la Organización Agroforestal.

  • b)

    Copia del cheque de caja, cheque certificado o del comprobante de transferencia bancaria electrónica correspondiente al pago efectuado por el adjudicatario.

GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA 1. Constitución de la Garantía Con el fin de asegurar el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato de compraventa de madera, el adjudicatario deberá presentar una garantía de cumplimiento equivalente al quince por ciento (15%) del valor total adjudicado. Dicha garantía podrá constituirse mediante cheque de caja, cheque certificado, fianza bancaria o póliza de seguro de caución, emitida a favor de la Organización Agroforestal y deberá entregarse previo a la firma del contrato correspondiente. La vigencia de la garantía deberá cubrir todo el período de ejecución del contrato, más un plazo adicional de tres (3) meses posteriores a su finalización. 2. Devolución de la Garantía La garantía de cumplimiento será devuelta al adjudicatario una vez concluido satisfactoriamente el proceso de comercialización del volumen de madera adjudicado, previa verificación y certificación del cumplimiento total de las obligaciones contractuales por parte del Técnico Forestal Calificado (TFC) responsable del POA (contratado por la cooperativa) y la Oficina Regional del ICF. La devolución será tramitada por la Organización Agroforestal, acompañando los informes técnicos y administrativos respectivos. 3. Ejecución de la Garantía La Organización Agroforestal, en coordinación con el ICF, podrá hacer efectiva la garantía de cumplimiento cuando se compruebe el incumplimiento parcial o total del contrato, incluyendo, entre otros:

• a)

  Retraso injustificado en el pago del volumen adjudicado.

• b)

  Abandono del proceso de comercialización sin causa justificada.

• c)

  Incumplimiento de las condiciones técnicas del POA.

• d)

  Resolución anticipada del contrato atribuible al comprador.

• e)

  Cualquier otra falta grave que afecte la ejecución del contrato o cause perjuicio a la Organización Agroforestal.

SEGUIMIENTO, CONTROL Y VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO DE COMPRAVENTA 1. Responsables del Seguimiento El seguimiento y control del cumplimiento del contrato de compraventa de madera será responsabilidad conjunta de: a) El Técnico Forestal Calificado (TFC) encargado de la ejecución del POA. b) La Organización Agroforestal adjudicante del contrato. c) La Oficina Regional del ICF, a través de su personal técnico y administrativo. d) El Departamento de Desarrollo Forestal Comunitario, en calidad de ente supervisor del Sistema Social Forestal (SSF). e) Departamento de Manejo y Desarrollo Forestal 2. Informes de Avance y Supervisión Durante toda la vigencia del contrato, el TFC deberá presentar informes técnicos periódicos al ICF y a la Organización Agroforestal, detallando: a) El avance físico del aprovechamiento del volumen adjudicado. b) El cumplimiento de las condiciones técnicas del POA. c) La recepción y validación de los pagos correspondientes a cada unidad de corta. d) Cualquier irregularidad detectada en el proceso de ejecución del contrato. 3. Visitas de Campo El ICF podrá realizar visitas técnicas o inspecciones de campo de manera programada o aleatoria, con el fin de verificar el cumplimiento del contrato, la legalidad de las operaciones y el estado del bosque intervenido. Estas visitas podrán ser acompañadas por miembros del Comité de Comercialización o veedores designados. 4. Obligaciones del Adjudicatario El adjudicatario deberá: a) Cumplir estrictamente con el calendario de ejecución de las unidades de corta según el POA. b) Presentar los comprobantes de pago conforme a lo estipulado en el contrato. c) Permitir y facilitar el acceso a las áreas de aprovechamiento a los representantes del ICF y de la Organización Agroforestal. d) Atender y dar respuesta a las observaciones técnicas emitidas por el TFC o el ICF. 5. Incumplimiento y Medidas Correctivas En caso de detectarse incumplimientos, el ICF notificará por escrito al adjudicatario, otorgándole un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles para presentar justificaciones y, si procede, corregir la situación. De persistir el incumplimiento, se podrá proceder con:

• a)

  La ejecución de la garantía de cumplimiento.

• b)

  La rescisión del contrato, según lo estipulado en el artículo siguiente.

• c)

  La suspensión temporal o definitiva de la participación del adjudicatario en futuros procesos de comercialización dentro del SSF.

DE LA COMERCIALIZACIÓN DE LA MADERA DE PINO, A TRAVÉS DE VENTA DIRECTA: La comercialización de la madera de pino mediante venta directa será un mecanismo especial asignado exclusivamente a los beneficiarios del Sistema Social Forestal y de la Estrategia Nacional de la Forestería Comunitaria, conforme a los lineamientos y casos previstos en el presente Acuerdo. La venta directa se realizará únicamente en casos justificados, debidamente documentados y aprobados por la Dirección Ejecutiva del ICF, atendiendo solicitudes formales presentadas por las organizaciones agroforestales beneficiarias que hayan suscrito contratos de compraventa con terceros antes de la fecha límite establecida. El proceso de venta directa requerirá la presentación y validación de los documentos y requisitos establecidos en el Artículo 2, así como también la orden de inicio del procedimiento de comercialización de la madera establecido en el artículo 3.

AUTORIZACIÓN DE VENTAS DIRECTAS. La Dirección Ejecutiva podrá autorizar ventas directas en los siguientes casos: 1. Para los casos oficialmente presentados mediante solicitud formal por las organizaciones agroforestales que hayan suscrito Contrato de Compraventa de Madera con terceros, incluyendo propietarios de industrias forestales, contratistas de madera y Técnicos Forestales Calificados y que hayan sido recibidos y registrados por el ICF hasta el 11 de julio del año 2021, fecha límite establecida en el Acuerdo 002-2021. Estos contratos deberán estar acompañados de los medios de verificación que acrediten la toma de decisiones conjunta entre la asamblea comunitaria, la organización agroforestal y el personal técnico del ICF, conforme a lo requerido por la normativa vigente. En caso de que el precio negociado entre la organización agroforestal y el comprador sea inferior al precio base vigente, el comprador estará obligado a ajustarlo al menos al valor del precio base para poder continuar con el proceso de venta directa, garantizando así la valorización adecuada del recurso forestal. La venta directa estará condicionada únicamente a la corta anual permisible del POA negociado. 2. La venta directa se otorgará a las organizaciones agroforestal que cuenten con industrias primarias debidamente registrada o en proceso de registro (debidamente comprobado) y que opten por realizar ellos mismo el proceso de transformación, en el entendido de que dicha cooperativa realizará el pago del precio base de la madera, puesto en bacadilla establecido por el ICF. Para efectos contables, se establecen las siguientes consideraciones: a) Si se trata del primer Plan Operativo Anual (POA) a gestionar, la empresa realizará la dist