Acuerdo Ministerial
Acuerdo Ministerial No. 006-2023 — Reglamento Interno del Uso y Manejo de Fondos de Cajas Chicas del Instituto Hondureño de Antropología e Historia
Poder Ejecutivo
- 1.
Que en la actualidad el Instituto Hondureño de Antropología e Historia (I.H.A.H.) no cuenta con un Reglamento que contenga criterios y mecanismos a utilizar para regular los procesos de compras por medio de asignaciones de Cajas Chicas, que sean aplicables en todas las dependencias del I.H.A.H.
- 2.
Que es necesaria la existencia de un Reglamento que contemple disposiciones en concordancia con las políticas y lineamientos de la Gerencia del Instituto Hondureño de Antropología e Historia (I.H.A.H.) y del Gobierno de la República, para el desarrollo normal de las actividades y el cumplimiento de objetivos en los procesos de compras.
- 3.
Que existe Dictamen Favorable, emitido por Auditoría Interna del Instituto, recomendando se apruebe el Reglamento Interno del Uso y Manejo de Cajas Chicas.
Articulo 1
Aprobar el REGLAMENTO INTERNO DEL USO Y MANEJO DE FONDOS DE CAJAS CHICAS DEL INSTITUTO HONDUREÑO DE ANTROPOLOGÍA E HISTORIA. CAPÍTULO I OBJETIVO GENERAL DEL REGLAMENTO
Articulo 2
El presente Reglamento Interno tiene como objetivo dictaminar pautas y procedimientos en el uso y asignación de Recursos Financieros en carácter de Fondos de Cajas Chicas a las diferentes Oficinas, ya sean Subgerencias, Unidades Ejecutoras, Oficinas Regionales y Subregionales con las que cuenta el Instituto Hondureño de Antropología e Historia, estableciendo claramente en el los mecanismos a utilizar en los procesos de compra, gastos y adquisiciones. CAPITULO II FONDOS DE CAJA CHICA
Articulo 3
Se entenderá por Caja Chica, aquel que se asigna con el propósito de agilizar administrativamente las transacciones de gastos operativos en las Oficinas Regionales y Subregionales en concordancia con las condiciones establecidas en este reglamento.
Articulo 4
Se entenderá por caja chica, el fondo que se maneja para hacer pagos menores o iguales a los aprobados por el Consejo Directivo del Instituto Hondureño de Antropología e Historia. CAPITULO III DISPOSICIONES GENERALES
Articulo 5
El Gerente del Instituto Hondureño de Antropología e Historia, es el único funcionario que autoriza el uso y manejo de Fondos de Cajas Chicas a Funcionarios o Empleados de la Institución, quienes justificarán por escrito la necesidad y monto requerido definiendo claramente a que
Subgerencia, Unidad Ejecutora o Regional se registra el gasto presupuestario correspondiente.
Articulo 6
Al Funcionario o Empleado que se le asigne o autorice el uso de Fondos de Caja Chica debe rendir fianza bancaria o firmar un documento legal (Pagaré), por el monto asignado y que determine su responsabilidad por el manejo del mismo, este documento se devuelve al Funcionario o Empleado al momento de liquidar el fondo. CAPITULO IV MONTOS DE ASIGANCIÓN Y PROPÓSITO DE FONDOS DE CAJA CHICA
Articulo 7
Las cantidades máximas que se asignan en cada una de las modalidades descritas en el artículo anterior serán de acuerdo a la necesidad de una de las Subgerencias, Unidades Ejecutoras o Regionales. Para efectos de implementación de este reglamento los montos máximos serán de la siguiente manera:
- a)
Oficina Regional de Occidente con un monto máximo de SETECIENTOS MIL LEMPIRAS (L 700,000.00).
- b)
Oficina Subregional La Entrada, Copán con un monto máximo de CIEN MIL LEMPIRAS (L 100,000.00).
- c)
Subregional de Omoa con un monto máximo de OCHENTA MIL LEMPIRAS (L 80,000.00).
- d)
Oficina Regional de La Lima con un monto máximo de VEINTE MIL LEMPIRAS (L 20,000.00).
- e)
Subregional de Trujillo, Colón con un monto máximo de OCHENTA Y CINCO MIL LEMPIRAS (L 85,000.00).
- f)
Subregional de Los Naranjos con un monto máximo de CIEN MIL LEMPIRAS (L 100,000.00).
- g)
Regional de Comayagua con un monto máximo de CUARENTA MIL LEMPIRAS (L 40,000.00).
- h)
Subregional de Talgua con un monto máximo de CUARENTA MIL LEMPIRAS (L 40,000.00).
- i)
Oficina Central de Tegucigalpa con un monto máximo de TREINTA MIL LEMPIRAS (L 30,000.00).
Articulo 8
La asignación de Fondos de Caja Chica, tiene como propósito efectuar compras de materiales, equipo y bienes y servicios. Se exceptúan de estos gastos:
- a)
Sueldos y Salarios de personal permanente y por contrato;
- b)
Sustituciones del personal con licencia o vacaciones;
- c)
Empleados de Emergencia;
- d)
Pagos de contrato de obra o de construcción.
Articulo 9
Con la Caja Chica no se efectuarán gastos superiores a los aprobados por el Consejo Directivo.
Articulo 10
Con la asignación del Fondo de Caja Chica se efectuarán gastos por cualquier monto siempre y cuando cumplan con las regulaciones y procedimientos establecidos para realizar compra de materiales, equipo, bienes y servicios,
además los gastos deben ser orientados directamente para lo que fueron asignados.
Articulo 11
Queda terminantemente prohibido a Funcionarios y Empleados que manejan recursos de la Institución, conceder préstamos utilizando fondos de la misma. Solamente se proporciona adelanto de fondos para cubrir gastos oficiales autorizados por la Gerencia o Subgerentes, sustentados por un vale provisional. Al Funcionario o Empleado a quien se le adelante Fondos y quien lo autoriza, tienen la responsabilidad de liquidar correctamente a más tardar el quinto día hábil siguiente a la fecha de entrega del efectivo; de lo contrario la Administración superior imputará el valor entregado a los Funcionarios o relacionados con el mismo, solicitando al Jefe de Recursos Humanos la deducción por planilla.
Articulo 12
Los comprobantes de soporte o documentos fuentes que dan respaldo de una erogación, deben ser originales y legales según los conceptos establecidos por las Leyes Tributarias y el Código de Comercio del país y deben de mostrar evidencia de la revisión de los mismos por los responsables. CAPITULO V REQUISITOS PARA EL MANEJO Y LIQUIDACION DE FONDO DE CAJA CHICA
Articulo 13
Requisitos para el manejo de fondo:
- a)
Ser empleado permanente de la Institución.
- b)
Garantía Bancaria o Pagaré por el monto total asignado.
Articulo 14
La liquidación del fondo de Caja Chica se hará una vez que se haya gastado el cien por ciento (100%) del fondo asignado.
Articulo 15
El presente Acuerdo entrará en vigencia a partir de su publicación en el Diario Oficial La Gaceta. Dado en la ciudad de Tegucigalpa, municipio del Distrito Central, a los once (11) días del mes de mayo del año dos mil veintitrés (2023). COMUNÍQUESE Y PUBLÍQUESE.- ANARELLA VÉLEZ OSEJO, Secretaria de Estado en los Despachos de las Culturas, las Artes y los Patrimonios de los Pueblos de Honduras. ROCÍO LIBETH ZAVALA Secretaria General
Poder Ejecutivo